送り状とは？種類や似た言葉との違い、注意点を解説

物流業務に携わるなかで、送り状の作成をお願いされることもあるでしょう。しかし、送り状の意味や送付状・納品書との違いを理解していなければ、出荷遅れ、誤出荷などが発生するかもしれません。出荷遅れや誤出荷は、顧客とのあいだのトラブルを招くだけでなく、会社の信用を失うリスクもあるため注意が必要です。

本記事では、送り状の種類や注意点、類似する言葉との違いなどを解説します。物流業務に関する知識を深めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

■この記事でわかること

送り状とは荷物を送る際に使用する紙のこと

 送り状とは、荷物を送る際に、その荷物を「どこに届けるか」「何を届けるか」「誰が配送を依頼したか」を記入する紙の伝票です。送り状を荷物に貼り付けておくことで、届けたい相手へ正確に荷物を届けられます。

届け先と依頼主さえわかれば荷物を届けられますが、何を届けるかという点も物流においては重要です。割れ物であれば慎重に扱う、柔らかい商品であれば上に物を重ねないなどの対策ができ、荷物をより安全に配送できます。

送り状の種類

送り状には「発払い伝票」「着払い伝票」「代引伝票」の3種類があり、送料や代金の負担などによって使い分ける必要があります。

荷物を送る側が送料を負担する際は発払い伝票、反対に受け取る側が負担する場合は着払い伝票を使用します。送料に加えて、荷物の代金と手数料も受け取り主が負担する場合は、代引伝票を使用してください。

類似する言葉との違い

送り状と類似する言葉に、送付状と納品書があります。それぞれの役割や利用シーンの違いをチェックしてみましょう。

• 送り状
  上述のとおり、送り状は荷物を送る際に貼り付けて使用し、何をどこへ届けるか明示するものです。そのため、一般的には送り主や届け先の連絡先、商品の詳細など、最低限の情報しか記載されていません。
• 送付状
  送付状は、同封書類や内容の通知、挨拶の役割を持つものです。開封しなくても入っている内容物がわかるため、たくさんの書類を扱うビジネスシーンなどで使用されます。
• 納品書
  納品書は、注文などの契約が交わされたことを証明するために使用され、依頼を受けた商品やサービスを納める際に使用するものです。送付状のように挨拶や同封物などの記載はなく、契約を証明するための取引内容や金額などの情報を記入します。

どの書類も決まった形式があるわけではなく、送り主や差出人など書類作成者によって記載事項は異なることを理解しておきましょう。

送り状を作成する際の注意点

送り状を作成する際には、記載漏れと記載ミスの2点に注意しましょう。これらのミスは、個人情報の流出や配送の遅延、荷物が届かないといったリスクにつながってしまいます。

記載漏れがあった場合、送り主が把握できずに届いても荷物を開けられなかったり、荷物の情報がわからずに配送が遅延したりする可能性があるでしょう。また、配送先の住所を間違えた場合、商品が届かない、違う人の元へ届いてしまうという事態も考えられます。

最悪のケースでは、個人情報が流出し、企業の損失につながるトラブルに発展してしまいかねません。これらのことから、送り状は記載忘れと記載内容の間違いには十分に注意して作成しましょう。

まとめ

送り状は、相手へ無事に荷物を届けるために必要な情報を記載するためのものです。送り先などの個人情報を記載する必要があることから、記載漏れや記載ミスがないよう十分注意しなければなりません。

しかし、送り状の作成を人が行う以上、意図せず人的ミスが発生する可能性もあるでしょう。送り状のミスを減らすためには、システムを導入するほか、外部へのアウトソーシングも一つの方法です。

浜松委託運送では、物流業務はもちろんのこと、通販物流代行アウトソーシングのご依頼も承っています。入荷から出荷作業まで一気通貫で対応できるほか、送り状や納品書といった同梱物はバーコードで管理しているため、内容物が足りないといったミスを防ぐことが可能です。高品質な物流代行をお探しの方は、ぜひ浜松委託運送にご相談ください。