見やすい在庫管理表のテンプレートと作り方を解説

在庫管理表は、商品などの在庫数を記録しておくためのリストです。活用することで商品の在庫状況を適切に把握できるだけでなく、在庫切れによる顧客満足度低下を防ぎ、過剰在庫により発生する無駄なコストを削減できるというメリットがあります。

在庫管理表に定められた形式はなく、自社の商品や在庫の特徴に合わせて作り方を変えることも可能です。しかし、どのような項目が必要で、どのように作成すれば良いのかわからないという方もいるかもしれません。

本記事では、見やすい在庫管理表の作り方とテンプレートを紹介します。作成時のポイントも解説しているため、在庫管理表を自作しようと考えている方は参考にしてみてください。

■この記事でわかること

見やすい在庫管理表の作り方

見やすい在庫管理表を簡単に作りたいときには、Excel（エクセル）を活用すると良いでしょう。必須で盛り込むべき項目として商品名や数量、入出庫の日付などがありますが、自社の倉庫で使いやすいように細かな変更を加えることも可能です。

在庫管理表はエクセルで作成する

在庫管理表は、エクセルで作成するのがおすすめです。エクセルは普段の業務で使用している方も多く、操作に慣れているぶん在庫管理表作成のハードルもそこまで高くありません。また、普段の業務でエクセルを使用している企業であれば、特別なツールを追加で購入せずともエクセルで完結できます。

また、エクセルはカスタマイズ性もあり、作り方さえ理解すれば自社の倉庫や在庫の特徴に合わせた在庫管理表に仕上げられる点がメリットです。

在庫管理表に入れたい項目

在庫管理表の作成時は、以下のような項目を設けましょう。

商品名やコード、入出庫の日付、数量、保管場所などに加えて、再入荷の要否、棚卸日、次回の発注日などを入力できるようにするのも良いでしょう。また、破損や不良品による破棄、返品があった場合などに情報共有ができる備考欄を設けることで、在庫差異を防ぎやすくなります。

見やすい在庫管理表のテンプレート

上記で紹介した必要項目をふまえて、無料で使える在庫管理表のテンプレートを2つ紹介します。テンプレートを活用することで、より簡単に使いやすい在庫管理表を作れるでしょう。使ってみて足りない部分や不要な部分が出てきたら、自社で使いやすい形に手を加えてみてください。

テンプレート①細かく記載をしたい場合

品目ごとに注文から入出庫、引当まで細かい管理ができるテンプレートです。在庫切れや過剰在庫を防ぐため、在庫管理の最適化を重視したい場合に適しているといえるでしょう。

ただし記入欄が多いぶん、管理する商品が多くなればなるほどスタッフの負担が増える可能性があります。すべての商品に共通で採用するのではなく、特に徹底して管理したい商品に対して使うのも一つの方法です。

テンプレート②シンプルにまとめたい場合

日付ごとに商品番号と商品名、安全在庫の3項目を記載して管理するシンプルなテンプレートです。計算なども必要なく最低限の情報だけ記載するため、商品の数が多い場合でも問題なく使用できるでしょう。

作成ツールとしてエクセルを使えば、安全在庫を切った商品を自動で赤く表示するようにカスタマイズも可能です。適正在庫を下回った商品が一目でわかるため、発注ミスの低減につながります。

在庫管理表を作る際のポイント

在庫管理表はさまざまな人の目に触れるため、必要な情報が容易にわかるよう作成する必要があります。また、記入者がわかるようにしておくことで、ミスが発生した場合にも素早く対応ができるでしょう。

誰にでもわかりやすい在庫管理表を作る

在庫管理表を作成する際は、統一感とわかりやすさを意識しましょう。完成した表は自分だけでなく、他部門の従業員や新人スタッフなどさまざまな人の目に触れます。自分にしかわからない表現や項目のばらつきなどがあると、使うにあたって混乱を招きかねません。

記入項目の順番や表の形式を統一することで、記入漏れやミスを防ぐことにつながります。

記入した担当者がわかるようにしておく

在庫管理表には、作業者が誰なのかを記入できる欄も設けておくと良いでしょう。

在庫管理を人の手で行う場合、どうしても数え間違いや保管場所のミスなどが起きる可能性があります。こうしたミスが発生した場合、在庫管理を誰が行ったのかわからない状態だと、原因の究明までに時間がかかり同じミスを繰り返してしまうかもしれません。

作業者を明確にすることで、トラブル発生時や業務の引き継ぎに伴う伝達もスムーズにできます。

在庫管理表の作成が難しい場合は在庫管理システムを活用しよう

紙で管理している在庫データをシステムに転記する場合、転記までのタイムラグによってズレが生じ、在庫差異につながってしまうケースがあります。エクセル自体の機能面の制約によって、在庫管理表を更新しづらい状況が発生することもあるでしょう。

また、記載内容が多ければデータファイルが重くなり、操作に時間がかかるなど作業効率に影響を及ぼしかねません。共有機能にも制限があり、なかには使い勝手に物足りなさを感じる方もいるでしょう。

エクセルを使用した在庫管理表の作成が難しい場合、リアルタイムでデータ管理ができるシステムを導入するのも一つの方法です。在庫管理システムを活用することで、入庫数や出庫数、在庫数などのデータを正確に把握でき、適正在庫を保つことにつながります。

まとめ

在庫管理は、正しく商品を管理できるだけでなく、販売機会の損失や管理コストの発生といったリスクを避けるためにも大切な業務です。在庫管理の品質を高く保つためにも、在庫管理表の作成・活用は有効な手段といえるでしょう。特別なツールを使わずとも、テンプレートをもとにエクセルで簡単に作成することも可能です。

ただし、紙からシステムへ転記する際にタイムラグが発生する可能性があるほか、データファイルの大きさによっては操作に時間がかかることも想定されます。人の手での在庫管理に不安がある場合には、在庫管理システムの導入も検討してみてください。

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