5s3定とは？メリットや取り組む際のポイントを詳しく解説

「5S3定」は、主に製造業やサービス業において取り入れられている考え方の一つです。現場の整理・整頓を行うことで、在庫や備品を適切に管理できるようになり、作業効率の向上などを図れます。ただし、5S3定を実施するには、ただ品物をきれいに並べれば良いわけではなく、必要なものを必要なタイミングですぐ取り出せるよう、ルールを決めたうえで整理することが大切です。

本記事では、5S3定のメリットや取り組む際のポイントを解説します。自社の物流業務品質を向上させたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

■この記事でわかること

5S3定とは

5S3定は、「5S」と「3定」の2つの言葉を掛け合わせたもので、職場環境の改善・維持のために活用されているスローガンです。5Sとは、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字を取ったもので、主に製造業やサービス業で取り組まれています。

3定は、5sの工程にある整頓の内容を細分化したものです。実際に整頓の作業をどのように行っていくかを、定位・定品・定量の3つに分けて管理する方法を指します。

5S3定を行う目的

5S3定の目指すところは、5Sの整頓を実施する目的である「必要なものを利用しやすいように秩序立てて配置すること」です。在庫が整頓されていなければ、正確な在庫数が把握できず、欠品や過剰在庫につながってしまいます。

そもそも3定管理は、現場が整頓されており、誰もが作業しやすい状態になることが目的です。決まった位置に決まったものを決まった量だけ置くことで、誰が見ても在庫を把握できるようになるため、5Sの整頓を実現するにも有効な管理方法だといえるでしょう。 5S3定はさまざま品物の管理に使用できますが、主に備品類に適した管理方法です。

台田 雄樹

5s3定はモノに限らずデータ類の取り扱いにも適用できます。どこの共有フォルダに、どのような分類でデータを保管するか。ファイルサイズは最適化されているか。不要なデータは削除されているか。

従業員それぞれが個人でデータ管理すると、社内で情報格差が生じたり、データ容量も増えるためPCの動作も遅くなります。社内の人が誰でも、必要な時に、必要な情報を得られる仕組み作りをしてみてはいかがでしょうか。

5S3定を行うメリット

5S3定を行うメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 作業効率の向上
• コストの削減
• リスクの低減・削減

従業員が活動しやすい環境は、業務効率を上げるだけでなく、異物混入や商品の破損などのリスクを低減するのにも役立つでしょう。

作業効率の向上

5S3定は、必要なものが・必要なだけ・利用しやすい場所に揃っているという状況を作り出せるため、作業ロスを減らすことが可能です。例えば、品物の場所がわかりやすくなれば、必要なときに探す時間と手間を省けます。ほかにも、よく使うものはアクセスしやすい位置に置くことで、移動時間の短縮が見込めるでしょう。

整頓によって在庫の異変に気付きやすくなり、トラブルに対しても迅速に対応できるため、時間のムダがなくなります。在庫がないときにもスピーディに発注対応を行えることから、全体的な作業効率の向上が期待できるでしょう。

コストの削減

備品が揃っていない場合には、その備品を探すための時間と人件費がかかります。備品の場所を把握できないまま数が不足すれば、そのぶんを再購入するための費用がかかってしまうでしょう。

5S3定の取り組みでは、物の場所や量をルールに沿って管理するため、紛失による再購入などが起こりづらくなるのがメリットです。結果的に、時間や人材、再購入にかかるコストの削減につながります。

リスクの低減・削減

備品や在庫を適切に管理することで、紛失による異物混入を防ぎやすくなります。万が一梱包の際などに異物混入が発生すれば、お客様のケガや顧客満足度の低下などのリスクに直結し、企業の信用も低下してしまいかねません。

5S3定による定量を守ることで、備品がきちんと揃っていることを容易に確認できるため、異物混入も事前に防げます。また、整頓された現場で作業できることから、物にぶつかったり落下させたりすることで従業員のケガ、商品の破損・劣化を招く事態も防げるでしょう。

台田 雄樹

5s3定を徹底することで従業員の作業効率を上げるだけでなく、取引先の人が倉庫や工場を見学した際にも良い印象を与えることもできます。

5S3定に取り組む際のポイント

5S3定を自社で取り入れる場合は、次の5つのポイントを意識してみてください。

• 保管場所をわかりやすくする
• 物に番号を振る
• 物の特性を考えて置き場所を決める
• 適切な量を判断して管理しやすくする
• 従業員に徹底させ習慣化させる

現場で働く従業員にとって作業しやすい環境を目指すとともに、5s3定を継続するためのルールの徹底を心がけることも大切です。

保管場所をわかりやすくする

物をどこに置けば良いのかルールを決め、わかりやすくすることで、管理が容易になります。

どこに何があるのかわからなくなってしまうのは、物の保管のルールが決まっておらず、人によってバラバラの場所に置いてしまうことが原因です。これを防ぐため、以下のようにビジュアルで物の置き場所をわかりやすく示すと良いでしょう。

• 床にラインテープを引いて定位置を示す
• 備品をボードに釣り下げられるような仕組みをつくる
• 工具の写真や絵を貼ることで視認性を高める

在庫の種類が増減したタイミングで、物の場所や種類に変更があった場合、ルールを更新するのを忘れないようにしてください。

物に番号を振る

備品に番号をつけて管理することで、定量を保ちやすくなります。さらに番号ごとに定位置を決めれば、備品の有無も一目でわかるようになるでしょう。

ただし、すべての備品に番号を振るのは手間がかかるうえに、番号を覚えるのも難しくなってしまいます。頻繁に在庫の確認が必要になるものや、メインで利用する備品に絞って番号をつけるのがおすすめです。

物の特性を考えて置き場所を決める

3定の「定品」は、決められた位置に何を置くかを決めることです。備品や商品の特性をふまえて置き場所を決めると、必要なときに取り出しやすくなります。

• 物を利用する場所
• 物の種類
• 物の利用頻度

以上3点を考慮し、作業効率を高められるように物の配置を決めましょう。

適切な量を判断して管理しやすくする

物の量が増減する在庫品に関しては、3定の徹底が難しいぶん、最適な発注頻度を決めておくことがポイントです。まずは1ヵ月など一定期間において必要になった量を測定しておき、それを基準に調整し適正量を見極めていきます。このとき、需要と供給のバランスをふまえたうえで、最低必要数よりも多めの量を設定するようにしましょう。

さらに、在庫数が残りいくつになったら注文するかなどのルールを定めることで、5s3定を保ちやすくなります。もし設定した適正量よりも多い商品や資材を抱えることになったら、バックヤードなど一時的に別の場所で管理するようにして、作業場のスペース圧迫を避けましょう。

従業員に徹底させ習慣化させる

5s3定を導入するためのルールが完成したら、従業員にそのルールを周知したうえで3定を徹底してもらう必要があります。従業員は今までの作業や配置で定着しているため、周知が不十分だとすぐに元の状態に戻ってしまうかもしれません。3定が徹底されているのか毎日確認することで、習慣化を促す必要があります。

また、なんのために3定を行うのかをしっかりと説明し理解を深めてもらうなど、従業員と共通認識を持つことも重要なポイントです。

まとめ

5S3定は「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字を取った5Sと、そのなかの整頓を細分化した「定位・定品・定量」の3定を合わせたものです。5s3定を取り入れることで、在庫を適切に管理できるほか、作業効率の向上やコストの削減、リスクの低減といった効果が期待できます。

ただし、5S3定の取り組みを継続するには従業員が3定を徹底しなくてはならず、ルール決めや毎日のチェックが必要です。導入後、ルールが定着するまでには多少時間がかかるかもしれません。

浜松委托運送では、5Sの徹底や自社独自のWMS（倉庫管理システム）を活用した在庫管理により、高品質な物流サービスを実現しています。在庫の量・品目が多く管理が難しい、自社での在庫管理に限界を感じているという方は、お気軽にご相談ください。